KVKK Kapsamında Danışan Açık Rıza Beyanı ve Veri İşleme Metni

Bölüm A: Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır. Amacı, [Kliniğin adı] bünyesinde aldığınız hizmet süresince hangi verilerinizin, hangi amaçla ve hangi hukuki dayanakla işlendiğini ve haklarınızı sade bir dille açıklamaktır. Bu bölüm sizden rıza istemez; yalnızca bilgilendirir. Rıza gerektiren işlemler Bölüm B'de ayrı ayrı sorulur.

1. Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz bakımından veri sorumlusu, yukarıdaki kimlik bloğunda bilgileri yer alan [Kliniğin adı] kliniğidir. Görüşmelerinizi yürüten [Uzmanın adı ve unvanı], verilerinizi bu metinde açıklanan çerçevede işler. Klinikte birden fazla uzman çalışıyorsa, kayıtlarınıza yalnızca sizin hizmetinizde görev alan kişiler erişebilir.

2. İşlenen kişisel veriler

Görüşme sırasında tutulan notlar ile doldurduğunuz anket ve ölçek yanıtları (örneğin bir depresyon belirti ölçeği) sağlık verisidir ve özel nitelikli veri olarak korunur. Görüşmelerde ses veya görüntü kaydı, yalnızca Bölüm B'de ayrıca rıza vermeniz hâlinde alınır.

3. İşleme amaçları

• Psikolojik veya psikiyatrik değerlendirme yapılması, görüşmelerin yürütülmesi, tedavi ya da destek planının oluşturulması ve izlenmesi
• Randevu planlaması, hatırlatma ve değişiklik bildirimleri
• Ücretin tahsili ile fatura veya e-Serbest Meslek Makbuzu düzenlenmesi (193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu m.94, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu m.236)
• Mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili makamların hukuka uygun taleplerinin karşılanması
• Sizin veya bir başkasının yaşamına yönelik ciddi ve yakın bir tehlikede koruyucu adımların atılması
• Talebiniz üzerine rapor, epikriz veya görüş yazısı hazırlanması
• Hizmet kalitesinin izlenmesi ve kimliğinizi ortaya çıkarmayan biçimde mesleki süpervizyon

4. Hukuki sebepler

Kimlik, iletişim ve finansal verileriniz; hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c) ile vergi ve sağlık mevzuatından doğan hukuki yükümlülüklerimiz (m.5/2-ç) sebebiyle işlenir. Randevu hatırlatması gibi tamamlayıcı işlemler de sözleşmenin ifası kapsamındadır.

Sağlık verileriniz özel nitelikli kişisel veridir ve KVKK m.6'daki şartlardan birine dayanmadan işlenemez. 2024 yılında yapılan kanun değişikliğiyle, sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerin tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla sağlık verisi işlemesi ayrı bir hukuki sebep olarak düzenlenmiştir (m.6/3-e). Kliniğimiz sağlık verilerinizi işlerken aşağıda işaretli sebebe dayanır:

☐ KVKK m.6/3-e: Sır saklama yükümlülüğü altındaki uzman tarafından tıbbi teşhis, tedavi ve bakım amacıyla işleme (bu durumda Bölüm B'nin 1 numaralı satırı boş bırakılır).
☐ KVKK m.6/3-a: Açık rızanız (bu durumda Bölüm B'nin 1 numaralı satırı imzalanır).

Yaşam veya beden bütünlüğünü korumak için zorunlu işlemler m.6/3-c bendine, mahkeme ve savcılık gibi yetkili makamların talepleri ise kanunlarda açıkça öngörülme sebebine (m.6/3-b) dayanır. Ses ve görüntü kaydı, konsültasyon amaçlı paylaşım ve yurt dışına aktarım gibi işlemler yalnızca açık rızanızla yapılır.

5. Verilerin toplanma yöntemi

Verileriniz; başvuru formu, yüz yüze ya da çevrim içi görüşmeler, telefon ve e-posta yazışmaları, kâğıt veya dijital ölçek formları ve randevu yazılımı aracılığıyla, kısmen otomatik ve otomatik olmayan yollarla toplanır. Çevrim içi görüşmeler, Uzaktan Sağlık Hizmetlerinin Sunumu Hakkında Yönetmelik'te öngörülen güvenlik gereklerini karşılayan [Kullanılan platformun adı] üzerinden yapılır.

6. Verilerin aktarımı

Sağlık verileriniz kural olarak hiçbir üçüncü kişiyle paylaşılmaz. Aşağıdaki durumlar bu kuralın istisnasıdır:

• Mahkeme, savcılık ve yetkili kamu kurumlarının hukuka uygun ve yazılı talepleri
• Yazılı talebinizle belirlediğiniz başka bir sağlık kuruluşu veya uzman
• Yaşamınıza ya da bir başkasının yaşamına yönelik ciddi ve yakın tehlike; bu durumda 112 Acil Çağrı Merkezi ve bildirdiğiniz acil durum kişisiyle iletişime geçilebilir
• Açık rızanızla belirlediğiniz konsültasyon uzmanı

Kimlik, iletişim ve finansal verileriniz; randevu ve kayıt yazılımı sağlayıcısı, e-Serbest Meslek Makbuzu entegratörü, muhasebe hizmeti ve bankalar gibi hizmet sağlayıcılarla, yalnızca ilgili hizmetin gerektirdiği ölçüde ve yazılı sözleşme çerçevesinde paylaşılır. Bu sağlayıcılar veri işleyen sıfatıyla hareket eder ve verilerinizi başka amaçla kullanamaz. Kullanılan çevrim içi görüşme platformunun sunucuları yurt dışındaysa aktarım KVKK m.9 hükümlerine tabidir; platform ve sunucu konumu şudur: [Platform adı ve sunucu ülkesi].

7. Saklama süresi ve imha

Sağlık kayıtlarınız, hizmet ilişkisinin sona ermesinden itibaren [Kliniğin belirlediği saklama süresi] boyunca saklanır; bu süre sağlık mevzuatında öngörülen asgari süreden kısa belirlenemez. Mali kayıtlar, Vergi Usul Kanunu'nun defter ve belge saklama hükmüne (m.253) göre ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanır. Süreler dolduğunda verileriniz KVKK m.7 ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir. Ses ve görüntü kayıtları için Bölüm B'de belirtilen daha kısa süre uygulanır.

8. Veri güvenliği ve mesleki gizlilik

Kâğıt dosyalar kilitli dolaplarda tutulur; dijital kayıtlar şifreli, erişimi yetkiyle sınırlı ve yedeklenmiş sistemlerde saklanır. Görüşme odası ses yalıtımına sahiptir ve görüşme içeriği bekleme alanı dâhil hiçbir yerde üçüncü kişilerce duyulamaz. KVKK m.12 ile Kişisel Verileri Koruma Kurulunun özel nitelikli veriler için belirlediği yeterli önlemler uygulanır.

Uzman, meslek sırrı saklama yükümlülüğü altındadır. Bu yükümlülük Hasta Hakları Yönetmeliği'nin mahremiyet hükümleri, ilgili meslek etik kuralları ve Türk Ceza Kanunu'nun özel hayatın gizliliği ile kişisel verilere ilişkin suç hükümleri (m.134-140) ile korunur. Sır saklama yükümlülüğü hizmet sona erdikten sonra da devam eder.

9. Haklarınız (KVKK m.11)

Veri sorumlusuna başvurarak şunları isteyebilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme
• İşleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik ya da yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Görüşme notlarına erişim talebiniz, notların üçüncü kişilere ait bilgi içerebilmesi ve klinik yorum niteliği taşıması nedeniyle uzmanla birlikte değerlendirilir; talep, gerekçesi yazılı olarak açıklanmadan reddedilmez.

10. Başvuru yolu

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi KVKK m.13 ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca; ıslak imzalı dilekçeyle elden veya noter aracılığıyla, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresimize, güvenli elektronik imza ya da mobil imzayla veya kliniğe önceden bildirdiğiniz e-posta adresinizden [Kliniğin başvuru e-posta adresi] adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurulca belirlenen tarife uygulanabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, cevabın yetersiz bulunması veya süresinde yanıt verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Çocuk ve kısıtlı danışanlar

Danışan on sekiz yaşından küçükse aydınlatma, 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu'nun velayet hükümleri uyarınca veliye yapılır ve rıza veliden alınır. Velayetin tek ebeveynde olduğu durumlarda velayeti gösteren mahkeme kararının bir örneği dosyaya eklenir; ortak velayette her iki ebeveynin bilgilendirilmesi esastır. Çocuk ve ergen danışan, yaşına ve gelişim düzeyine uygun bir dille ayrıca bilgilendirilir ve görüşü dinlenir. Kısıtlı danışanlar için vasiyi gösteren vesayet kararı istenir.

Aydınlatma metninin teslimine ilişkin beyan

☐ Yukarıdaki aydınlatma metnini okudum veya bana okundu; anlamadığım noktaları sorma imkânı buldum ve bir nüshası tarafıma verildi.

Danışan / Veli / Vasi adı-soyadı: ______________ Tarih: [Tarih] İmza: ______________

Bölüm B: Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Açık Rıza Beyanı

Bu beyan, Bölüm A'daki aydınlatma metninden ayrı olarak ve yalnızca açık rıza gerektiren işlemler için düzenlenmiştir. Her satır tek bir konuya ilişkindir; dilediğiniz satırı işaretlemeden bırakabilirsiniz. Boş bıraktığınız satır yalnızca o konudaki işlemin yapılmamasına yol açar. Sağlık verisi işlemenin açık rızaya dayandırıldığı durumlarda 1 numaralı satırın imzalanmaması hâlinde hizmetin sunulamayacağı size açıkça söylenir.

Ben, aşağıda adı yazılı danışan, Bölüm A'daki aydınlatma metnini okuduğumu ve anladığımı belirterek yalnızca işaretlediğim konularda açık rıza veriyorum:

☐ 1. Sağlık verilerinin işlenmesi. Başvuru nedenim, öyküm, görüşme notları, değerlendirme ve ölçek sonuçlarım ile tanı ve tedavi bilgilerimin [Kliniğin adı] tarafından psikolojik veya psikiyatrik değerlendirme, görüşme ve izlem amacıyla işlenmesine ve Bölüm A'da belirtilen süre boyunca saklanmasına rıza veriyorum. (Yalnızca Bölüm A/4'te açık rıza seçeneği işaretlenmişse doldurulur.)

☐ 2. Çevrim içi görüşme. Görüşmelerin [Kullanılan platformun adı] üzerinden çevrim içi yapılmasına; bu amaçla kimlik, iletişim ve bağlantı verilerimin platform sağlayıcısına ve sunucuları yurt dışındaysa [Sunucu ülkesi] ülkesine aktarılmasına rıza veriyorum. Görüşme sırasında yanımda başka kimsenin bulunmayacağı uygun bir ortam sağlayacağımı kabul ediyorum.

☐ 3. Ses ve görüntü kaydı. Görüşmelerin [Kayıt amacı: klinik izlem / süpervizyon / eğitim] amacıyla kaydedilmesine ve kayıtların [Kayıt saklama süresi] süreyle saklanıp ardından yok edilmesine rıza veriyorum. Bu satır işaretlenmezse hiçbir görüşmede kayıt alınmaz.

☐ 4. Konsültasyon amaçlı paylaşım. Sağlık verilerimin, tedavi sürecime katkı amacıyla [Konsültasyon yapılacak uzman veya kurum] ile paylaşılmasına rıza veriyorum. Paylaşım, konsültasyonun gerektirdiği bilgiyle sınırlı tutulur.

☐ 5. Süpervizyon ve vaka tartışması. Kimliğimi doğrudan ya da dolaylı olarak ortaya çıkarmayacak biçimde düzenlenen bilgilerimin, uzmanın mesleki süpervizyon ve vaka tartışması toplantılarında kullanılmasına rıza veriyorum.

☐ 6. Randevu iletişimi. Randevu hatırlatma ve değişiklik bildirimlerinin [Telefon numarası / E-posta adresi] üzerinden kısa mesaj, e-posta veya mesajlaşma uygulaması aracılığıyla gönderilmesine rıza veriyorum. Bu iletilerde görüşme içeriğine veya sağlık durumuma ilişkin bilgi bulunmayacağı bana bildirildi.

☐ 7. Acil durum kişisi. Acil durum kişisi olarak bildirdiğim [Ad-soyad, yakınlık, telefon] kişisine yalnızca yaşamımı tehdit eden bir durumda ulaşılmasına rıza veriyorum. Bu kişiyi, bilgilerinin klinikle paylaşıldığı konusunda bilgilendirdiğimi beyan ederim.

Rızanın niteliği ve geri alınması

Verdiğim rızanın belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür irademle açıklanmış olduğunu biliyorum. Rızamın tamamını veya herhangi bir satırını, gerekçe göstermeksizin ve dilediğim zaman Bölüm A/10'daki başvuru yollarıyla geri alabilirim. Geri alma ileriye etkilidir; geri alma tarihine kadar yapılan işlemler hukuka uygun kalır. Geri alma, yasal saklama yükümlülüğü bulunan kayıtların derhal imhasını gerektirmez; bu kayıtlar süresi dolduğunda imha edilir.

İmza

Açık Rızanın Geri Alınması Bildirimi (Gerektiğinde Doldurulur)

Yukarıdaki beyanla verdiğim açık rızayı ☐ tümü için ☐ yalnızca ______ numaralı satır(lar) için, [Tarih] tarihinden itibaren geçerli olmak üzere geri alıyorum. Geri almanın sonuçları konusunda bilgilendirildim.

Danışan / Veli / Vasi adı-soyadı: ______________ İmza: ______________

Teslim alan uzman: [Uzmanın adı ve unvanı] Tarih: [Tarih] İmza: ______________