Danışan Bilgi Talebi Cevap Yazısı Şablonu
Danışan kendi kayıtlarına erişmek, bir bilgiyi düzelttirmek ya da sildirmek istediğinde vereceğiniz resmî cevabın taslağıdır. Kimlik doğrulamasını, talebin kapsamını, verilen kararı ve gerekçesini mevzuatın beklediği düzende yazar. Kabul, kısmi kabul ve ret durumlarının üçü için de kullanılabilir.
- Sayfada düzenlenebilir
- Word
- Güncelleme: 19 Eylül 2026
- 460 kelime
ÖNEMLİ UYARI: Bu sayfada yer alan belge, ruh sağlığı profesyonellerine fikir vermesi amacıyla hazırlanmış bir örnek taslaktır. Hukuki veya resmi bir tavsiye niteliği taşımaz. Kullanmadan önce kendi kliniğinizin süreçlerine göre uyarlamanız ve hukuki danışmanlık almanız önerilir.
Belge metni
| Alan | Bilgi |
|---|---|
| Veri sorumlusu | [Kliniğin adı ve adresi] |
| İletişim | [Telefon] · [E-posta] |
| Başvuru sahibi | [Başvuranın adı soyadı] |
| Başvuru tarihi | [Başvuru tarihi] |
| Başvuru yöntemi | [Yazılı / E-posta / Elden] |
| Başvuru kayıt numarası | [Kayıt numarası] |
| Cevap tarihi | [Cevap tarihi] |
Sayın [Başvuranın adı soyadı],
[Başvuru tarihi] tarihinde kliniğimize ilettiğiniz başvuru incelenmiştir. Talebinize ilişkin değerlendirme ve kararımız aşağıda bilgilerinize sunulmuştur.
Kimlik doğrulaması
Kişisel verilere ilişkin taleplerin yalnızca ilgili kişiye ya da usulüne uygun yetkilendirilmiş temsilcisine cevaplanması zorunludur. Bu nedenle başvurunuzda kimliğiniz [Kimlik doğrulama yöntemi] yoluyla doğrulanmıştır.
- Başvuran, verisi işlenen kişinin kendisidir: [Evet / Hayır]
- Vekâleten başvuru yapılmışsa belge: [Vekâletname tarih ve numarası]
- Veli veya vasi sıfatıyla başvuru yapılmışsa belge: [Belge bilgisi]
Talebinizin kapsamı
Başvurunuzda aşağıdaki talep ya da talepler yer almaktadır:
- [☐] Hakkımda hangi verilerin işlendiğini öğrenmek
- [☐] İşlenen verilerin bir örneğini almak
- [☐] Verilerin hangi amaçla işlendiğini ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek
- [☐] Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenmek
- [☐] Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesi
- [☐] Verilerin silinmesi veya yok edilmesi
- [☐] Yapılan işlemin verilerin aktarıldığı taraflara bildirilmesi
- [☐] [Diğer talep]
Değerlendirme ve kararımız
1. Talebin kabul edilen kısmı
[Kabul edilen talep] yönündeki talebiniz kabul edilmiştir. Bu kapsamda [Yapılan işlem: örneğin kayıtların bir örneğinin hazırlanması, yanlış bilginin düzeltilmesi] işlemi [İşlem tarihi] tarihinde gerçekleştirilmiştir.
Tarafınıza sunulan belgeler:
- [Belge 1 ve tarih aralığı]
- [Belge 2 ve tarih aralığı]
Belgeler [Teslim yöntemi: elden imza karşılığı / şifreli elektronik ortam] yoluyla teslim edilecektir. Elden teslimde kimlik ibrazı gerekmektedir.
2. Talebin karşılanamayan kısmı
[Reddedilen talep] yönündeki talebiniz aşağıdaki gerekçeyle karşılanamamıştır:
- [☐] Talep edilen kayıtlar için mevzuatta öngörülen saklama süresi henüz dolmamıştır; bu süre boyunca kayıtların silinmesi mümkün değildir. Saklama süresi [Saklama süresi] olup [Tarih] tarihinde sona erecektir.
- [☐] Talep edilen belge, üçüncü bir kişinin kişisel verilerini de içermektedir. Bu kısımlar okunamaz hâle getirilerek belge sunulmuştur.
- [☐] Talep, veri işlemenin hukuki dayanağını ortadan kaldırmamaktadır; işleme bir sözleşmenin kurulması ya da hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla sürmektedir.
- [☐] Talep edilen bilgi kliniğimizde işlenmemektedir.
- [☐] [Diğer gerekçe]
3. Klinik değerlendirme notu
Görüşme notları, uzmanın klinik değerlendirmesini ve üçüncü kişilerden edinilen bilgileri içerebilir. Bu tür kayıtların doğrudan paylaşımı, ilgili kişinin ruh sağlığına zarar verme ihtimali taşıyorsa ya da başka kişilerin verilerini açığa çıkarıyorsa, belgeler bu yönüyle değerlendirilerek sunulur. Böyle bir durumda kayıtların içeriği talep sahibine bir görüşmede sözlü olarak da açıklanabilir.
Ücret
Başvurunuzun cevaplanması kural olarak ücretsizdir. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, yetkili kurumun belirlediği tarifedeki ücret alınabilir. Bu başvuru için alınan ücret: [Ücret bilgisi veya "alınmamıştır"].
Başvuru yollarınız
Cevabımızı yetersiz bulmanız, başvurunuzun reddedildiğini düşünmeniz ya da yasal süre içinde cevap alamamış olmanız hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren mevzuatta öngörülen süre içinde yetkili kurula şikâyette bulunma hakkınız bulunmaktadır. Ayrıca genel hükümlere göre yargı yoluna başvurabilirsiniz.
Kayıt bilgileri
| Alan | Bilgi |
|---|---|
| Başvurunun alındığı tarih | [Başvuru tarihi] |
| Cevap verilen tarih | [Cevap tarihi] |
| Cevabı hazırlayan | [Uzmanın adı ve unvanı] |
| Teslim yöntemi | [Elden / Posta / Kayıtlı elektronik posta] |
| Teslim alan | [Ad soyad ve imza] |
Saygılarımızla,
[Uzmanın adı ve unvanı]
[Kliniğin adı]
[Tarih]
Değişiklikleriniz bu tarayıcıda saklandı; sayfaya sonra döndüğünüzde de burada olur.
İndirilen dosya sayfadaki güncel metni içerir; düzenlemeleriniz ve doldurduğunuz alanlar dosyaya işlenir.
Bu şablonu uyarlarken
Talep size ulaştığı andan itibaren mevzuatın öngördüğü süre işlemeye başlar; cevabı geciktirmeyin ve başvuru tarihini yazının içinde belirtin. Cevabı yalnızca kimliği doğrulanmış kişiye verin, üçüncü kişiye elden teslim etmeyin. Reddettiğiniz her talep için hangi hukuki gerekçeye dayandığınızı açıkça yazın; gerekçesiz ret hak ihlali sayılır. Yazının bir örneğini başvuru kaydıyla birlikte saklayın.
Sık Sorulan Sorular
Danışan görüşme notlarımın tamamını isteyebilir mi?
Danışanın kendi verisine erişim hakkı vardır, ancak bu hak sınırsız değildir. Notlarda üçüncü kişilere ait bilgiler varsa o kısımlar okunamaz hâle getirilerek belge sunulur. Uzmanın kişisel değerlendirme notları ile danışanın öyküsüne ilişkin kayıtlar da ayrı değerlendirilir. Talebi reddediyorsanız gerekçesini yazılı olarak bildirmeniz zorunludur.
Danışan tüm kayıtlarının silinmesini isterse silmeli miyim?
Mevzuatın ya da meslek kurallarının öngördüğü bir saklama süresi varsa, bu süre dolmadan kayıtlar silinemez. Bu durumda talebi reddedersiniz ve gerekçe olarak saklama yükümlülüğünü, sürenin ne zaman dolacağını yazarsınız. Süre dolduğunda kayıtlar geri döndürülemeyecek biçimde imha edilir ve imha işlemi ayrıca kayda geçirilir.
Cevabı ne kadar sürede vermeliyim?
Mevzuat, başvurunun veri sorumlusuna ulaştığı tarihten itibaren en kısa sürede ve her hâlde belirli bir azami süre içinde cevap verilmesini ister. Süre başvurunun size ulaştığı gün işlemeye başlar, sizin fark ettiğiniz gün değil. Bu nedenle e-posta kutusunu ve klinik adresine gelen yazıları düzenli izleyin ve her başvuruyu tarihiyle kaydedin.
Danışanın eşi ya da ailesi onun kayıtlarını isteyebilir mi?
Hayır. Yetişkin bir danışanın kayıtları yalnızca kendisine ya da usulüne uygun vekâletname sunan temsilcisine verilir. Eş, anne baba veya kardeş olmak tek başına yetki vermez. Reşit olmayan danışanlarda veli ya da vasinin talebi değerlendirilir, ancak çocuğun üstün yararı ve ergenin mahremiyeti gözetilerek sınırlama yapılabilir.