Psikologlar İçin e-SMM Bilgi Formatı ve Stopaj Tablosu
Bu rehber, serbest çalışan psikologların her tahsilatta düzenlemek zorunda olduğu elektronik serbest meslek makbuzunu (e-SMM) doğru kesmesi için hazırlanmıştır. Makbuzda bulunması gereken alanları, brüt ücretten stopaj ve KDV'ye giden hesap mantığını, ödeyenin gerçek kişi ya da kurum olmasına göre değişen stopaj kuralını ve örnek tabloları içerir. Yeni muayenehane açan ve kurumsal ödeme almaya başlayan psikologlar için başvuru kaynağıdır.
- Sayfada düzenlenebilir
- Word
- Güncelleme: 19 Eylül 2026
- 1.444 kelime
ÖNEMLİ UYARI: Bu sayfada yer alan belge, ruh sağlığı profesyonellerine fikir vermesi amacıyla hazırlanmış bir örnek taslaktır. Hukuki veya resmi bir tavsiye niteliği taşımaz. Kullanmadan önce kendi kliniğinizin süreçlerine göre uyarlamanız ve hukuki danışmanlık almanız önerilir.
Belge metni
Klinik / muayenehane: [Kliniğin adı]
Düzenleyen: [Uzmanın adı ve unvanı]
Vergi dairesi / VKN-TCKN: [Vergi dairesi] / [Numara]
Belge hazırlama tarihi: [Tarih]
Mali müşavir: [Adı ve iletişim bilgisi]
1. Bu rehber ne işe yarar
Serbest çalışan bir psikolog, aldığı her ücret için elektronik serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenlemek zorundadır. Bu belge, makbuzda hangi alanların bulunması gerektiğini, ücretin brüt, stopaj, KDV ve net olarak nasıl ayrıştırılacağını ve sık karşılaşılan hataları tek sayfada toplar. Amaç, her tahsilatta aynı düzenle ilerleyen ve mali müşavirle aynı dili konuşan bir çalışma standardı oluşturmaktır.
Yasal dayanak Vergi Usul Kanunu m.236 (makbuz düzenleme zorunluluğu) ve m.237 (makbuzda yer alacak bilgiler) ile Gelir Vergisi Kanunu m.94 (vergi tevkifatı) hükümleridir. Elektronik düzenleme zorunluluğu 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'nden kaynaklanır. Rehberdeki oranlar 16 Eylül 2026 itibarıyla geçerli genel oranlardır; oranlar Cumhurbaşkanı kararıyla değişebildiğinden her yıl başında ve mevzuat değişikliklerinde güncel oranı kontrol edin.
2. Makbuzda bulunması gereken alanlar
Aşağıdaki tablo e-SMM'de yer alması gereken bilgileri ve her alanın klinik pratiğinde nasıl doldurulacağını gösterir. Belge numarası, düzenleme saati ve elektronik imza veya mühür bilgisi kullandığınız sistem tarafından kendiliğinden eklenir.
| Alan | İçerik | Klinikte doldurma notu |
|---|---|---|
| Düzenleyenin adı soyadı / unvanı | [Uzmanın adı ve unvanı] | Vergi levhasındaki bilgiyle birebir aynı olmalı |
| Vergi dairesi ve VKN / TCKN | [Vergi dairesi], [Numara] | Şahıs işletmesinde TCKN vergi numarası yerine geçer |
| İş yeri adresi | [Kliniğin adresi] | İşe başlama bildirimindeki adresle aynı olmalı |
| Belge numarası, tarih ve saat | Sistem üretir | Tahsilatın yapıldığı gün düzenlenir |
| Müşterinin adı soyadı / unvanı | [Ödemeyi yapan kişi veya kurum] | Ödemeyi veli yapıyorsa veli adına düzenlenir |
| Müşterinin TCKN / VKN ve adresi | [Numara], [Adres] | Kurum ödemelerinde VKN zorunlu; gerçek kişide sistemin istediği kimlik alanı doldurulur |
| Hizmetin açıklaması | “Psikolojik danışmanlık hizmeti – [seans sayısı] seans” | Tanı, ölçek adı, görüşme içeriği yazılmaz |
| Brüt ücret (KDV hariç) | [Tutar] | Stopaj ve KDV bu tutar üzerinden hesaplanır |
| Gelir vergisi tevkifatı | Oran ve tutar | Yalnız ödeyen tevkifat yükümlüsü kurumsa |
| KDV oranı ve tutarı | Oran ve tutar | Ayrı satırda gösterilir |
| Net tahsil edilen tutar | [Tutar] | Banka dekontuyla eşleşmeli |
| Ödeme şekli | Nakit / kart / havale | Kartla ödemede çekim tarihi esas alınır |
Hizmet açıklaması ve kişisel veri
Makbuz, danışanın yanı sıra vergi idaresinin sistemine, mali müşavire ve ödemeyi yapan kuruma ulaşır. Bu nedenle açıklama satırında yalnız hizmetin türü ve seans sayısı bulunmalı; tanı, kullanılan ölçeğin adı, görüşme konusu gibi sağlık verileri hiçbir koşulda yazılmamalıdır. Danışanın adının ve kimlik numarasının makbuza işlenmesi, 6698 sayılı Kanun m.5/2-ç uyarınca kanuni yükümlülükten kaynaklanan bir veri işleme faaliyetidir. Sağlık verisi ise m.6 kapsamında özel nitelikli veridir ve mali belgede yeri yoktur.
3. Hesaplama mantığı
Hesabın merkezi brüt ücrettir. Brüt ücret, KDV hariç hizmet bedelidir; hem stopaj hem KDV bu tutar üzerinden ayrı ayrı hesaplanır ve birbirinden bağımsızdır. Stopaj brütten düşülür, KDV brütün üzerine eklenir; sonuç, danışandan veya kurumdan fiilen tahsil edilecek tutardır.
- Stopaj (gelir vergisi tevkifatı): Brüt × stopaj oranı. Yalnız ödeyen, GVK m.94'te sayılan tevkifat yükümlülerinden biriyse uygulanır.
- KDV: Brüt × KDV oranı. Ödeyen kim olursa olsun hesaplanır.
- Tahsil edilecek tutar: Brüt − stopaj + KDV.
- Netten brüte çevirme: Kurumla “elinize net şu kadar geçsin” diye anlaşıldıysa brüt = net ÷ (1 − stopaj oranı).
Ödeyen kim? Stopaj tablosu
Stopajın uygulanıp uygulanmayacağını hizmeti alan kişi değil, ödemeyi yapan tarafın vergi hukukundaki sıfatı belirler. Ödeme, kurumun kendi faaliyeti kapsamında yapılıyorsa kurum ücretin bir kısmını vergi olarak keser ve sizin adınıza vergi dairesine yatırır. Bu kesinti kayıp değildir; yıllık gelir vergisi beyannamenizde hesaplanan vergiden mahsup edilir.
| Ödeyen taraf | Örnek | Stopaj (GVK 94/2-b; 16 Eylül 2026 itibarıyla %20) | KDV |
|---|---|---|---|
| Gerçek kişi danışan (kendisi veya yakını ödüyor) | Bireysel görüşme, çift görüşmesi, ebeveynin çocuğu için ödemesi | Yok | Var |
| Ticaret şirketi | Çalışanlarına psikolojik destek satın alan şirket, özel okul, kurumsal eğitim | Var | Var |
| Kamu kurumu, belediye, üniversite | Proje, eğitim, süpervizyon hizmeti | Var | Var; ayrıca KDV tevkifatı gündeme gelebilir, mali müşavire danışın |
| Dernek, vakıf, kooperatif | Sivil toplum kuruluşu için grup çalışması | Var | Var |
| Başka bir serbest meslek erbabı veya işletme sahibi, mesleki faaliyeti için ödüyor | Bir hekimin muayenehanesi için süpervizyon alması | Var | Var |
| Yurt dışında yerleşik danışan (çevrim içi görüşme) | Yurt dışında yaşayan danışan | Genellikle yok | İstisna koşulları ayrıca değerlendirilir; mali müşavire danışın |
Basit kural: Ödemeyi bir kurum hesabı yapıyor ve gideri kendi defterine yazacaksa stopaj vardır; ödemeyi kişi kendi cebinden, kişisel ihtiyacı için yapıyorsa yoktur. Kararsız kaldığınız her durumda makbuzu kesmeden önce mali müşavirinize sorun.
KDV oranı notu
Genel KDV oranı 16 Eylül 2026 itibarıyla %20'dir. Sağlık hizmeti niteliğindeki hizmetler için mevzuatta indirimli oran öngörülmüştür; bir psikolog hizmetinin bu kapsamda sayılıp sayılmayacağı çalışılan ruhsata ve hizmetin niteliğine bağlıdır ve idare görüşleriyle şekillenmektedir. Bu yüzden KDV oranını kendi başınıza belirlemeyin; mali müşavirinizle yazılı olarak netleştirin ve tüm makbuzlarda aynı oranı tutarlı biçimde kullanın. Oran değişikliklerini her yıl başında kontrol edin.
4. Örnek hesaplama tablosu
Aşağıdaki örneklerde brüt seans ücreti 2.000 TL, stopaj %20 ve KDV %20 olarak alınmıştır. Rakamlar yalnız hesap mantığını göstermek içindir; kendi ücretinizi ve güncel oranları yerleştirerek tabloyu yeniden kurun.
| Kalem | Gerçek kişi danışan | Kurumsal ödeyen (brüt anlaşma) | Kurumsal ödeyen (net 2.000 TL anlaşma) |
|---|---|---|---|
| Brüt ücret (KDV hariç) | 2.000,00 | 2.000,00 | 2.500,00 |
| Gelir vergisi stopajı (%20) | 0,00 | 400,00 | 500,00 |
| KDV (%20) | 400,00 | 400,00 | 500,00 |
| Tahsil edilen tutar | 2.400,00 | 2.000,00 | 2.500,00 |
| Elde kalan (KDV hariç, stopaj sonrası) | 2.000,00 | 1.600,00 | 2.000,00 |
| Yıllık beyannamede mahsup edilecek stopaj | 0,00 | 400,00 | 500,00 |
Kurum örneğinde tahsil edilen 2.000 TL'nin 400 TL'si KDV'dir ve KDV beyannamesiyle ödenir; 400 TL stopaj ise kurum tarafından kesilip sizin adınıza beyan edilir. Net anlaşma örneğinde brüt, 2.000 ÷ 0,80 = 2.500 TL olarak bulunur ve makbuza bu brüt yazılır.
5. e-SMM ne zaman düzenlenir
Serbest meslek kazancı tahsil esasına bağlıdır: Makbuz, hizmetin verildiği gün değil, ücretin tahsil edildiği anda düzenlenir. Seans yapıldı ama ücret alınmadıysa henüz makbuz kesilmez; ücret peşin alındıysa seans yapılmamış olsa da makbuz o gün kesilir. Kartla ödemede çekim tarihi, havalede paranın hesabınıza geçtiği tarih tahsilat tarihidir. Seans paketlerinde her tahsilat için ayrı makbuz düzenlenir; paket bedelinin tamamı peşin alındıysa tek makbuz yeterlidir.
Elektronik makbuz düzenleme yolları vergi idaresinin portalı, özel entegratör ve doğrudan entegrasyondur. Belge danışana e-posta veya kısa mesajla elektronik olarak iletilebilir; kâğıt çıktı isteniyorsa çıktı verilir. Haziran 2020'den bu yana serbest meslek erbabının tamamı için elektronik makbuz zorunludur; kâğıt matbu makbuz kullanılamaz.
6. İptal ve iade
Yanlış kişiye, yanlış tutarla veya yanlış oranla düzenlenen makbuz elektronik ortamda iptal edilir. İptal için belgenin düzenlenmesini izleyen sınırlı bir süre öngörülmüştür (uygulamada 8 gün; güncel kuralı kontrol edin) ve kullandığınız sistemdeki iptal veya itiraz adımı izlenir. Süre geçtiyse belge iptal edilemez; düzeltme yolunu mali müşavirinizle belirleyin. İptal edilen belgenin numarası ve gerekçesi kayıtlarınızda saklanmalıdır.
Ücret iadesi farklı bir durumdur. Makbuz kesildikten sonra danışana ücret geri ödendiğinde, örneğin peşin alınan paketin kullanılmayan seansları için, iade banka yoluyla yapılıp dekontla belgelenmeli ve mali müşavire bildirilmelidir. İadeyi nakit vermek izini kaybettirir ve tahsilat kaydıyla defter kaydı arasında açıklanamayan fark yaratır.
7. Sık yapılan hatalar
- Hizmet gününde makbuz kesmek. Ücret alınmadan kesilen makbuz, tahsil edilmemiş kazancı beyan ettirir; tahsil esası unutulmuştur.
- Tahsilata rağmen makbuz kesmemek. Kart çekimi veya havale gerçekleşti, makbuz sonraya bırakıldı. Her tahsilat kendi gününde belgelenir.
- Gerçek kişiye stopaj uygulamak. Danışan kendi adına ödüyorsa stopaj satırı sıfırdır; “kesildi” gösterilen tutar hiçbir yerde mahsup edilemez.
- Kurum ödemesinde stopajı unutmak. Kurum kesinti yapacaktır; makbuzda gösterilmezse tahsilat ile belge birbirini tutmaz.
- KDV dahil fiyatı brüt sanmak. Danışana söylenen 2.400 TL brüt değil, KDV dahil tutardır; brüt 2.000 TL'dir.
- Net anlaşmayı brüte çevirmemek. Kurumla net ücret konuşuldu, makbuza net yazıldı; kurum kesinti yaptığında elinize daha az geçer.
- Açıklama satırına klinik bilgi yazmak. “Depresyon takibi” veya ölçek adı gibi ifadeler sağlık verisidir; makbuza “psikolojik danışmanlık hizmeti” yeter.
- Makbuzu yanlış kişiye kesmek. Ödemeyi eşi, velisi veya işvereni yapıyorsa belge ödeyene düzenlenir. Reşit olmayan danışan için veli adına kesilir.
- İptal süresini kaçırmak. Hatayı fark ettiğiniz gün iptal işlemine başlayın; süre kısadır.
- Oranları önceki yıldan kopyalamak. Stopaj ve KDV oranları kararla değişebilir; yılbaşında ve mali müşavir uyarısında sistem ayarlarını güncelleyin.
8. Makbuz bilgi şablonu
Her tahsilatta makbuzu kesmeden önce bu tabloyu doldurun; sistemdeki alanlarla karşılaştırarak son kontrolü yapın.
| Bilgi | Değer |
|---|---|
| Tahsilat tarihi | [Tarih] |
| Ödemeyi yapan (ad soyad / unvan) | [Ad veya unvan] |
| Ödeyen türü | ☐ Gerçek kişi ☐ Tevkifat yükümlüsü kurum ☐ Yurt dışında yerleşik |
| TCKN / VKN | [Numara] |
| Hizmet açıklaması | Psikolojik danışmanlık hizmeti – [seans sayısı] seans |
| Brüt ücret (KDV hariç) | [Tutar] TL |
| Stopaj oranı / tutarı | [%] / [Tutar] TL |
| KDV oranı / tutarı | [%] / [Tutar] TL |
| Tahsil edilen tutar | [Tutar] TL |
| Ödeme şekli | ☐ Nakit ☐ Kart ☐ Havale/EFT |
| Belge numarası (sistemden) | [Numara] |
| Kontrol | ☐ Tahsilat dekontla eşleşti ☐ Açıklamada klinik bilgi yok ☐ Ödeyen türü doğru seçildi |
Bu çalışma standardını okudum ve kliniğimde uygulayacağım.
[Uzmanın adı ve unvanı]
Tarih: [Tarih]
İmza: ______________
Mali müşavir görüşü alındı: ☐ Evet, [Tarih]
Mali müşavir: [Adı]
İmza: ______________
Değişiklikleriniz bu tarayıcıda saklandı; sayfaya sonra döndüğünüzde de burada olur.
İndirilen dosya sayfadaki güncel metni içerir; düzenlemeleriniz ve doldurduğunuz alanlar dosyaya işlenir.
Bu şablonu uyarlarken
Tablolardaki stopaj ve KDV oranları belgenin hazırlandığı tarihteki genel oranlardır; kendi kliniğinize uyarlarken oranları mali müşavirinizle teyit edip tarih notunu güncelleyin. KDV oranının hangi kalemden uygulanacağı ruhsat ve hizmet türüne göre değiştiğinden bu bölümü mali müşavir görüşü olmadan kullanmayın. Yurt dışı danışan, kamu kurumu ödemesi ve KDV tevkifatı satırları için de ayrıca danışmanlık alın. Kimlik bloğuna vergi levhanızdaki bilgileri birebir yazın.
Sık Sorulan Sorular
Danışanım ücreti kendi şirketinin hesabından ödedi; stopaj uygulamam gerekir mi?
Ödeme şirket hesabından yapılıyor ve gider şirket defterine yazılıyorsa şirket tevkifat yükümlüsüdür; stopaj uygulanır ve makbuz şirket unvanına, vergi numarasına düzenlenir. Kişisel görüşme bedelini şirket gideri göstermenin şirket açısından ayrı bir vergi riski vardır. Bu durumu danışanla açık konuşun ve kesmeden önce mali müşavirinize sorun.
Seans ücretini önceden aldım ama danışan gelmedi; makbuzu ne zaman kesmeliyim?
Serbest meslek kazancında belirleyici olan tahsilat anıdır. Ücret hesabınıza geçtiği veya karttan çekildiği gün makbuz düzenlenir; seansın yapılıp yapılmaması makbuz tarihini değiştirmez. Seans iptal edilip ücret iade edilirse iade banka yoluyla yapılır ve dekontla belgelenir; iptal süresi içindeyseniz makbuz iptalini mali müşavirinizle değerlendirin.
Makbuzun açıklama satırına hangi bilgiyi yazmalıyım?
Yalnız hizmetin türünü ve seans sayısını: örneğin “Psikolojik danışmanlık hizmeti – 1 seans”. Tanı, uygulanan ölçek, görüşme konusu veya ilaç bilgisi sağlık verisidir; makbuz vergi idaresine ve mali müşavire ulaştığı için bu belgeye yazılmaz. Klinik bilgiler yalnız danışan dosyasında, erişimi kısıtlı biçimde saklanır.
Kurumla net 3.000 TL anlaştım; makbuza hangi tutarları yazmalıyım?
Net tutarı stopaj oranının tamamlayanına bölerek brütü bulun: %20 stopajda 3.000 ÷ 0,80 = 3.750 TL brüt. Makbuza brüt 3.750 TL, stopaj 750 TL ve brüt üzerinden hesaplanan KDV yazılır; kurum size brüt eksi stopaj artı KDV tutarını öder. Oranın güncel olduğunu kesmeden önce kontrol edin.