Stajyer ve Asistan Psikolog Gizlilik Sözleşmesi

1. Amaç ve Kapsam

Bu sözleşme, [Kliniğin adı] bünyesinde staj yapan ya da asistan olarak görev alan psikoloji öğrencisi veya mezununun, staj süresince ve sonrasında uyacağı gizlilik ve etik davranış kurallarını belirler. Stajyer, klinikte edindiği her türlü bilgiyi meslek sırrı olarak kabul eder. Sözleşme, staj kabul yazısının eki niteliğindedir ve staj başlamadan önce imzalanır.

Sözleşmedeki “danışan bilgisi” ifadesi; danışanın kimliği, iletişim bilgileri, başvuru nedeni, görüşme notları, ölçek sonuçları, tanı ve tedavi bilgileri, randevu kayıtları, ödeme bilgileri ve danışanın kliniğe geldiğinin bilinmesi dahil her tür veriyi kapsar. Danışan yakınlarına ait bilgiler ve klinik çalışanlarına ait kişisel bilgiler de aynı korumaya tabidir.

2. Danışan Bilgilerine Erişim Sınırları

Stajyer, danışan bilgilerine yalnızca süpervizörün açıkça görevlendirdiği ölçüde ve eğitim amacıyla erişir. “Bilmesi gereken kadar” ilkesi geçerlidir: stajyerin katılmadığı bir görüşmenin notlarını okuması, merak ettiği bir dosyayı incelemesi veya randevu listesini taraması yetkisiz erişim sayılır.

• Stajyer, bir görüşmeye ancak danışanın bilgilendirilmiş sözlü ya da yazılı onayıyla katılır. Kliniğin 6698 sayılı Kanunun 10. maddesi uyarınca hazırladığı aydınlatma metninde stajyer katılımı belirtilmiş olsa bile, her görüşme için danışanın onayı ayrıca alınır. Danışan stajyerin bulunmasını istemezse bu karar sorgulanmadan uygulanır.
• Stajyer bağımsız olarak değerlendirme yapmaz, tanı koymaz, tedavi planı oluşturmaz ve danışana klinik öneri vermez. Bu yetki ve sorumluluk sorumlu uzmana aittir.
• Stajyere verilen sistem kullanıcı adı ve şifresi kişiseldir; başkasıyla paylaşılmaz, başka kişinin hesabı kullanılmaz.
• Bekleme salonunda, koridorda veya klinik dışında danışanlar hakkında konuşulmaz; danışan adıyla anılmaz.
• Stajyer, klinikte tanıdığı bir kişiyle danışan olarak karşılaşırsa durumu derhal süpervizöre bildirir ve o danışanın hiçbir bilgisine erişmez.

3. Kişisel Verilerin Korunması Yükümlülükleri

Danışanlara ait sağlık verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesi uyarınca özel nitelikli kişisel veridir ve ancak Kanunda sayılan şartlarla işlenebilir. Klinik veri sorumlusu, stajyer ise veri sorumlusu adına ve onun talimatıyla veri işleyen kişi konumundadır. Stajyerin kendi adına veri işleme yetkisi yoktur.

Kanunun 12. maddesi, veri sorumlusu ile onun bünyesinde çalışan kişilerin öğrendikleri kişisel verileri Kanuna aykırı biçimde başkasına açıklayamayacağını ve işleme amacı dışında kullanamayacağını düzenler; aynı hüküm bu yükümlülüğün görevden ayrıldıktan sonra da sürdüğünü açıkça belirtir. Stajyer bu çerçevede aşağıdaki kurallara uyar:

1. Danışan verisini yalnızca klinik tarafından belirlenmiş sistemlerde ve amaçlarla işler.
2. Danışanın Kanunun 11. maddesindeki haklarını (bilgi talebi, düzeltme, silme gibi) kullanmak istediğini öğrenirse kendisi yanıt vermez, talebi aynı gün süpervizöre iletir.
3. Veri güvenliğini tehlikeye düşüren herhangi bir olayı (kaybolan belge, yanlış kişiye gönderilen mesaj, yetkisiz erişim şüphesi) fark ettiği anda süpervizöre bildirir. Klinik, bu tür olaylarda ilgili kişiye ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirim yükümlülüğünü mevzuatta öngörülen süre içinde yerine getirir; stajyerin gecikmesi bu süreyi tehlikeye sokar.
4. Danışan bilgisini, anonim olduğu düşünülse bile, çevrim içi yapay zeka araçlarına, çeviri hizmetlerine veya klinik dışı not uygulamalarına girmez.

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanması ve ele geçirilmesi Türk Ceza Kanunu'nun özel hayata ve kişisel verilere ilişkin hükümleri kapsamında suç oluşturabilir; kamu kurumlarında yürütülen stajlarda ayrıca göreve ilişkin sırrın açıklanmasına dair 258. madde gündeme gelir. Bu sorumluluk, klinik yönetiminin sorumluluğundan bağımsız olarak stajyerin kişisel sorumluluğudur.

4. Sosyal Medya ve Kişisel Cihaz Kullanımı

Stajyer, klinik içinde kişisel telefon, tablet, akıllı saat veya bilgisayarıyla danışan bilgisi içeren hiçbir görüntü, ses kaydı, ekran görüntüsü, fotoğraf veya not almaz. Görüşme odalarında kişisel cihazlar sessizde ve görünmeyen bir yerde tutulur. Danışan dosyalarının fotoğraflanması, kişisel e-postaya veya bulut hesabına aktarılması, mesajlaşma uygulamalarıyla paylaşılması kesin olarak yasaktır.

Sosyal medyada uyulacak kurallar şunlardır:

• Danışanlar veya danışan yakınları takip edilmez, arkadaşlık isteği gönderilmez, gelen istekler kabul edilmez; danışanın hesabı meraktan bile incelenmez.
• Kimliği gizlense dahi “vaka anlatımı”, “bugün ilginç bir danışan geldi” türünden paylaşımlar yapılmaz. Küçük bir şehirde ya da özel bir öykü söz konusuysa anonimleştirme çoğu zaman yeterli değildir.
• Klinik içinden konum paylaşımı, bekleme salonu veya görüşme odası fotoğrafı, danışan randevu saatlerini ima eden içerik paylaşılmaz.
• Stajyer, kliniğin adını kullanarak mesleki görüş bildirmez; kliniği temsil eden hesaplarda yalnızca yazılı yetkiyle içerik üretir.

5. Dosya ve Kayıtların Korunması

Danışan dosyaları, görüşme notları, ölçek formları, ses ve görüntü kayıtları ve randevu defteri klinik dışına çıkarılmaz. Bu kural basılı belgeler kadar dijital kopyalar için de geçerlidir; taşınabilir bellek, kişisel e-posta veya bulut hesabı kullanılmaz. Stajyerin görüşme sırasında aldığı kişisel notlar kimlik bilgisi içermez ve gün sonunda klinikte belirlenen yerde bırakılır ya da süpervizörün bilgisiyle imha edilir.

Staj defteri, staj raporu, ödev, bitirme projesi veya tez için danışan materyali kullanılması, ancak şu üç koşul birlikte sağlandığında mümkündür: süpervizörün yazılı izni, danışanın bu amaca özgü ayrı onamı ve tanınabilirliği ortadan kaldıran anonimleştirme. Yaş, meslek, şehir ve öykü ayrıntılarının birleşimiyle danışanın tanınabileceği unutulmamalıdır. Klinikte kullanılan telifli ölçek formları da çoğaltılmaz ve klinik dışına taşınmaz.

6. Süpervizyon Yükümlülüğü

Stajyer, klinikteki tüm faaliyetlerini sorumlu uzmanın süpervizyonu altında yürütür. Haftada en az [sıklık] düzenli süpervizyon görüşmesine katılır; gözlemlediği görüşmeleri, uyguladığı ölçekleri ve danışanlarla yaşadığı her etkileşimi süpervizöre eksiksiz aktarır. Süpervizyonda konuşulanlar da gizlilik kapsamındadır.

Aşağıdaki durumlar süpervizyon gününü beklemeden, aynı gün ve mümkünse anında bildirilir:

• Danışanın kendine ya da başkasına zarar verme düşüncesi, planı veya girişimi belirtmesi.
• Çocuk, yaşlı veya engelli bireye yönelik ihmal ya da istismar şüphesi.
• Danışanın stajyere klinik dışı iletişim, hediye veya özel ilişki teklifinde bulunması.
• Stajyerin kendini yetersiz, tehdit altında ya da duygusal olarak zorlanmış hissetmesi.

Süpervizöre ulaşılamayan ve yaşamsal tehlike bulunan bir durumda stajyer önce 112 Acil Çağrı Merkezi'ni arar, ardından klinik yönetimine haber verir. Hiçbir durumda riskli bir danışanı tek başına yönetmeye çalışmaz.

7. Danışanla İlişki Sınırları

Stajyer ile danışan arasındaki ilişki, yalnızca klinik ortamıyla sınırlı mesleki bir ilişkidir. Stajyer; danışanla ya da danışanın yakınlarıyla romantik, cinsel, arkadaşlık, ticari veya başka bir özel ilişki kurmaz, kurma girişiminde bulunmaz, gelen teklifleri kabul etmez. Danışanlara kişisel telefon numarası, sosyal medya hesabı veya adres verilmez; klinik dışında planlı görüşme yapılmaz.

Danışanlardan hediye, ödünç para veya kişisel hizmet kabul edilmez; danışana borç verilmez, danışanla alım satım yapılmaz. Danışanın stajyeri özel bir işi için (çeviri, ders, iş bulma gibi) görevlendirmesi de bu kapsamdadır. Bu sınırlar, danışanın görüşmeleri sonlandırmasından ve stajın bitmesinden sonra da korunur; sonradan kurulan ilişki etik ihlal olarak değerlendirilir ve eğitim kurumuna bildirilebilir.

8. İhlal Halinde Uygulanacak Yaptırımlar

Sözleşmeye aykırılık, ihlalin ağırlığına göre aşağıdaki sonuçları doğurur. Klinik, aşamaları sırayla izlemek zorunda değildir; ağır bir ihlalde doğrudan stajı sonlandırabilir.

Klinik, ihlal nedeniyle uğradığı zararı ve üçüncü kişilere ödemek zorunda kaldığı tazminatı stajyere rücu etme hakkını saklı tutar. Kişisel veri ihlallerinde veri sorumlusunun idari yaptırımla karşılaşması, stajyerin kişisel hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Yaptırım kararı stajyere yazılı olarak bildirilir ve stajyerin savunması alınır.

9. Staj Sonrasında Devam Eden Yükümlülükler

Gizlilik yükümlülüğü süreyle sınırlı değildir; staj sona erdikten, sözleşme feshedildikten veya stajyer meslek hayatına başladıktan sonra da aynen devam eder. Stajyer, staj bittiğinde kendisine verilmiş tüm belgeleri, anahtar ve kartları teslim eder; sistem erişimleri klinik tarafından aynı gün kapatılır. Stajyerde danışan bilgisi içeren hiçbir kopyanın kalmadığı yazılı olarak beyan edilir.

Stajyer, ileride başka bir kurumda çalışırken veya kendi mesleğini icra ederken bu klinikte tanıdığı danışanlarla ilgili bilgileri kullanmaz, o danışanlara ulaşmaz ve onları kendi çalışma alanına yönlendirmez. Staj deneyimini anlatırken (iş görüşmesi, akademik sunum, yayın) danışanları tanınabilir kılan hiçbir ayrıntı vermez.

Stajyer Beyanı

Aşağıdaki maddeleri okudum, anladım ve kabul ediyorum:

• ☐ Danışan bilgilerine yalnızca görevlendirildiğim ölçüde erişeceğimi ve bağımsız klinik uygulama yapmayacağımı kabul ediyorum.
• ☐ Kişisel cihazımla danışan bilgisi içeren kayıt, fotoğraf veya not almayacağımı kabul ediyorum.
• ☐ Sosyal medyada danışanlarla bağlantı kurmayacağımı ve klinikle ilgili paylaşım yapmayacağımı kabul ediyorum.
• ☐ Hiçbir dosya ya da kaydı klinik dışına çıkarmayacağımı kabul ediyorum.
• ☐ Risk durumlarını aynı gün süpervizörüme bildireceğimi, gerektiğinde 112'yi arayacağımı kabul ediyorum.
• ☐ Danışanlarla ve yakınlarıyla mesleki sınırın dışında ilişki kurmayacağımı kabul ediyorum.
• ☐ Gizlilik yükümlülüğümün staj bittikten sonra da süresiz devam ettiğini kabul ediyorum.
• ☐ Kişisel verilerin korunmasına ilişkin bilgilendirme metnini okudum; sözleşmenin bir kopyasını teslim aldım.

İmzalar

Bu sözleşme [Tarih] tarihinde iki nüsha olarak düzenlenmiş, bir nüshası stajyere verilmiştir.

Stajyer / Asistan
Adı Soyadı: [Stajyerin adı soyadı]
T.C. Kimlik No: [__________]
İmza: ______________

Sorumlu Uzman / Süpervizör
Adı ve Unvanı: [Uzmanın adı ve unvanı]
İmza: ______________

Klinik Yetkilisi (varsa)
Adı Soyadı ve Görevi: [__________]
İmza ve Kaşe: ______________